Op Prinsjesdag is bekend gemaakt dat per 1 januari 2015 alle ondernemingen verplicht moeten overstappen op de ‘Werkkostenregeling’. Deze regeling, die tot 2011 nog facultatief was, wijzigt de huidige regels omtrent vergoedingen ne verstrekkingen ingrijpend.
De werkkostenregeling in het kort
In plaats van de vele bestaande vrijstellingen komt er een algemene vrijstelling van 1,2% van de fiscale loonsom, de zogeheten ‘vrije ruimte’. Het maakt hierbij niet uit welke werknemer welke vergoeding krijgt. De verstrekking of vergoeding moet wel gebruikelijk zijn. Betaalt u aan vergoedingen en verstrekkingen meer dan 1,2% van de loonsom, dan moet u over het meerdere 80% loonbelasting afdragen.
Niet alle kosten vallen onder deze regeling. Voor de kosten van bijvoorbeeld studie, reiskosten tot € 0,19 per kilometer en maaltijden bij overwerk gelden gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen. Deze bedragen komen niet ten laste van de vrije ruimte.
Intermediaire kosten; kosten die voor rekening van werkgever behoren te komen, vallen ook niet onder de wekkostenregeling.
Vergoedingen, zoals die voor internet, niet vooraf onderbouwde onkostenvergoedingen en personeelsfeestjes vallen wel in de 1,2% vrije ruimte en zijn in het nieuwe stelsel belast.
De werkkostenregeling heeft de volgende voordelen:
- u kunt een vast percentage van de loonsom onbelast vergoeden en verstrekken;
- u hoeft de meest vergoedingen niet meer per werknemer te registreren in uw loonadministratie;
- u hoeft geen rekening meer te houden met de (vaak uitgebreide) voorwaarden en beperkingen van de bestaande regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen.
Uit uw financiële administratie moet het cumulatieve bedrag (inclusief omzetbelasting) van de vergoedingen en verstrekkingen blijken om te toetsen of u binnen de vrije ruimte (van 1,2% van de loonsom) blijft. Dat betekent dat uw administratie hierop moet worden aangepast.
Ook kan de werkkostenregeling gevolgen hebben voor uw personeelsbeleid. Wellicht dat u de arbeidsvoorwaarden wilt aanpassen om nadelige gevolgen te voorkomen.
Nieuw vanaf 2015
Beperkte invoering van het noodzakelijkheidscriterium: het criterium gaat ervan uit dat een werkgever in het kader van zijn bedrijfsvoering aan de werknemer voorzieningen verstrekt zonder fiscaal rekening te hoeven houden met het privévoordeel van de werknemer. Dit noodzakelijkheidscriterium geldt voorlopig alleen voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen e.d. Hierdoor kan een I-Pad vanaf 2015 onbelast vergoed of verstrekt worden, terwijl deze voorheen voor 90% of meer zakelijk moest worden gebruikt!
Afrekening op jaarbasis: De werkgever hoeft maar één keer per jaar te bepalen welke belasting mogelijk verschuldigd zal zijn in het kader van de WKR.
Concernregeling: Binnen één concern (voorwaarde dat in de (klein)dochter minimaal 95% van de aandelen wordt gehouden) mag de vrije ruimte optimaal worden bepaald.
Voor personeelskortingen op producten uit eigen bedrijf wordt een gerichte vrijstelling ingevoerd.
Hoe nu verder?
Heeft u hulp nodig of wilt u advies bij het invoeren van de werkkostenregeling in uw bedrijf, neemt u dan contact met ons op. Wij kunnen u op financieel/administratief, fiscaal of juridisch terrein van dienst zijn. Onze specialiste op dit gebied, Simone Slijpen, staat voor u klaar.